Assistant / Assistante de gestion administrative

Forte de ses convictions humanistes, IDRAC Business School met en œuvre une pédagogie de l'encouragement : une pédagogie singulière et personnalisée qui répond aux enjeux de l'évolution des compétences et des métiers.

Rattaché(e) à la directrice d'établissement adjointe, vous assurez l'administration des activités pour les clients et l'organisation interne. Vous travaillez en synergie et en appui administratif des différents services du campus (Direction, Commercial, Pédagogie). Vous assurez également l'accueil et l'orientation des salariés, des étudiants, des visiteurs et fournisseurs.

Vos principales missions seront scindées en plusieurs parties :

Missions d'accueil

- Accueillir le public et les fournisseurs ;

- Tenir le standard

- Orienter les visiteurs, prendre les messages

- Assurer la distribution et le départ du courrier

- Effectuer des missions administratives et de secrétariat

Assistanat pour le service commercial

Service admissions jeunes

- Assurer la gestion des messages électroniques

- Mettre à jour le CRM ;

- Répondre aux demandes d'informations issues du site web ;

- Participer à l'organisation des événements (salons/JPO) ;

- Faire visiter le Campus, lors des JPO ;

- Relancer les prospects pour confirmation de leur présence au concours ;

- Gérer l'administratif des concours (convocation/courrier d'admission).

- Assurer l'accueil des étudiants, jurys et surveillants ;

- Collecter les documents administratifs auprès des étudiants, saisir et mettre à jour sur notre logiciel le dossier administratif des étudiants ;

- Suivre les contrats de vente.

Service relations entreprises

- Saisie en masse du fichier entreprises ;

- Assurer l'administration des conventions de stages ;

- Assurer le montage des contrats en alternance (saisie, édition des documents et transmission au Chargé de relation entreprises) ;

- Préparation d'événements pour le service ;

Assistanat pour le service pédagogie

- Assurer la transmission des feuilles d'émargement aux enseignants

- Valider quotidiennement les feuilles d'émargement pour que les CRA puissent être générés ;

- Générer les attestations OPCO en respectant les délais ;

- Prendre en charge le suivi complet de dossiers d'inscription : saisir l'inscription définitive d'un étudiant, inscription à la sécurité sociale,

- Recueillir les justificatifs d'absence et de retard

- Faire signer les attestations de présence

- Adresser les bulletins de note

- Faire signer les conventions de stages

- Archiver le dossier individuel de chaque étudiant

- Mettre à jour la base de données des surveillants

- Faire remplir l'enquête annuelle demandée par le Ministère de l'Education National

- Constituer les dossiers administratifs de demande de bourse auprès du Crous (et bourse d'honneur Idrac)

- Adresser les diplômes (traduits) quand la demande en est faite

- Organiser les sessions de TOIEC, en assurer la surveillance

- Aider à l'organisation des examens

Assistanat logistique / Services généraux

- Gérer les réservations de salles

- Préparer les salles pour les partiels/contrôles continus ;

- Préparer les photocopies pour les intervenants ;

- Identifier les besoins en fournitures et établir les commandes

- Contrôler les livraisons ainsi que les factures ;

Vous êtes rigoureux.se et savez vous montrer réactif.ve face aux imprévus. Vous êtes organisé.e dans vos tâches administratives et avez une capacité avérée à planifier et prioriser vos actions.